Giải pháp quản lý thiết bị từ xa cho doanh nghiệp toàn diện

3 ngày trước
6 phút đọc

Theo dữ liệu nghiên cứu từ tổ chức Intuition dựa trên gần 10.000 người lao động, có đến 83% nhân sự mong muốn duy trì mô hình làm việc kết hợp (hybrid) lâu dài. Sự thay đổi này đồng nghĩa với việc hàng loạt máy tính, điện thoại chứa dữ liệu nội bộ đang di chuyển khắp nơi, nằm ngoài sự kiểm soát trực tiếp của văn phòng truyền thống.

Thêm vào đó, thống kê từ nền tảng Primo cho thấy chỉ 12% nhân viên cảm thấy hài lòng với quy trình tiếp nhận (onboarding) của công ty. Nguyên nhân lớn xuất phát từ việc quy trình tiếp nhận trung bình có khoảng 50 bước hành chính, trong đó việc cài đặt máy móc công nghệ đã chiếm tới hơn 20 bước.

Thực trạng này đặt ra bài toán lớn: Làm thế nào để giao thiết bị cho nhân viên ở xa một cách nhanh chóng, hỗ trợ kỹ thuật kịp thời, và quan trọng nhất là bảo vệ an toàn cho dữ liệu công ty nếu thiết bị đó bị mất cắp?

Đó là lúc giải pháp quản lý thiết bị từ xa cho doanh nghiệp phát huy tác dụng.

Giải pháp quản lý thiết bị từ xa cho doanh nghiệp là gì?

Thuật ngữ gốc là "Remote Device Management" (RDM). Đây là hoạt động theo dõi, cấu hình và bảo mật các thiết bị làm việc từ một vị trí trung tâm.

*Quản lý thiết bị từ xa là hoạt động theo dõi, cấu hình và bảo mật các thiết bị làm việc từ một vị trí trung tâm.*

Thông qua hệ thống quản lý, quản trị viên có thể biết được thiết bị đang ở đâu, tự động cập nhật phần mềm, thiết lập mật khẩu, phân quyền người dùng và xóa quyền truy cập từ xa.

RDM và MDM khác nhau như thế nào?

Dù thường bị nhầm lẫn, RDM và MDM không phải là từ đồng nghĩa.

RDM (Quản lý thiết bị từ xa) là một thuật ngữ bao trùm, chỉ toàn bộ chiến lược, thực tiễn và quy trình giám sát thiết bị từ xa.
MDM (Quản trị thiết bị di động) là phần mềm chuyên dụng để biến các quy trình RDM đó thành hiện thực.

Hiểu một cách đơn giản, RDM là toàn bộ hệ thống quản lý, còn phần mềm MDM là công cụ quan trọng nhất nằm trong hệ thống đó để quản lý, bảo mật và giám sát máy móc từ một nền tảng trung tâm.

Cách thiết lập giải pháp quản lý thiết bị từ xa

Để hệ thống RDM hoạt động hiệu quả, quy trình thiết lập đòi hỏi doanh nghiệp phải trang bị một bộ phần mềm tốt. Cụ thể, hệ thống cần có các thành phần cốt lõi sau:

Cài đặt phần mềm MDM hoặc UEM (Quản lý điểm cuối thống nhất): Đây là hệ thống chính giúp thực thi các chính sách bảo mật, quản lý ứng dụng, cấu hình thiết bị và theo dõi tình trạng máy. Quan trọng nhất, phần mềm này cho phép khóa hoặc xóa trắng thiết bị khi bị mất cắp hoặc khi nhân viên nghỉ việc.
Tích hợp công cụ truy cập từ xa (Remote access tools): Chức năng này cho phép quản trị viên xem và điều khiển thiết bị của nhân viên từ bất kỳ đâu để khắc phục sự cố và hỗ trợ kỹ thuật.
Triển khai bảo mật điểm cuối (Endpoint security): Thiết lập tính năng tự động cập nhật phần mềm diệt virus và phòng chống phần mềm độc hại cho toàn bộ hệ thống thiết bị.
Kích hoạt giám sát thiết bị (Device monitoring): Theo dõi hiệu suất của mạng lưới và thiết bị từ xa để phát hiện sớm các nguyên nhân gây chậm máy.

*Để RDM hoạt động hiệu quả, quy trình thiết lập đòi hỏi doanh nghiệp phải trang bị một bộ phần mềm tốt*

Bên cạnh đó, hệ thống cũng cần được thiết lập các tính năng định vị (Find my device) để tìm máy rơi vót, cùng cơ chế thêm/xóa hồ sơ người dùng để quản lý nhân sự linh hoạt.

Những rắc rối mà giải pháp này giúp giải quyết

Việc áp dụng giải pháp quản lý thiết bị từ xa mang lại những lợi ích thiết thực, đặc biệt cho các công ty không có phòng IT quy mô lớn:

Bảo vệ dữ liệu khi mất thiết bị: Rủi ro đánh rơi hoặc mất cắp máy tính khi làm việc bên ngoài là rất lớn. Với phần mềm quản lý, quản trị viên có thể ngay lập tức khóa máy hoặc xóa trắng toàn bộ dữ liệu nội bộ từ xa. Điều này ngăn chặn kẻ gian truy cập vào hệ thống khách hàng hay dữ liệu tài chính.
Đơn giản hóa quá trình cấp phát máy móc (Onboarding): Ứng dụng giải pháp quản lý từ xa giúp máy tính được cấu hình sẵn hệ điều hành và ứng dụng cần thiết trước khi giao đến tay nhân viên. Nhân viên chỉ cần mở máy, đăng nhập là có thể làm việc ngay.
Hỗ trợ kỹ thuật từ xa: Thay vì phải mang máy đến văn phòng, quản trị viên có thể truy cập vào thiết bị từ xa để kiểm tra và sửa lỗi trực tiếp.

Chi tiết về giải pháp quản trị thiết bị di động (MDM) của IPSIP

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một dịch vụ quản lý thiết bị bài bản, nền tảng Microsoft Intune do IPSIP triển khai là một lựa chọn tiêu chuẩn, đặc biệt phù hợp cho các công ty đang áp dụng mô hình nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân để làm việc (BYOD).

Giải pháp Quản trị Thiết bị Di động (MDM) | Bảo mật Mobile | IPSIP

Giải pháp của IPSIP tập trung vào bảo mật tối đa nhưng vẫn tôn trọng tuyệt đối quyền riêng tư của nhân viên. Cụ thể:

Quản lý thiết bị doanh nghiệp (MDM): Giám sát tình trạng hoạt động của các thiết bị, đảm bảo máy tính và điện thoại luôn tuân thủ chính sách bảo mật của tổ chức. Quản trị viên có thể theo dõi việc phân phát phần mềm và xóa dữ liệu công ty trên thiết bị từ xa nếu thất lạc.
Quản lý ứng dụng di động (MAM): Tính năng này cho phép kiểm soát ở cấp độ ứng dụng thay vì toàn bộ thiết bị. Hệ thống thiết lập danh tính dựa trên chính sách (Multi-identity by Policy), tạo ra một không gian lưu trữ dữ liệu công ty hoàn toàn riêng biệt trên thiết bị cá nhân. Nếu nhân viên nghỉ việc, công ty chỉ xóa dữ liệu trong không gian làm việc đó mà không xâm phạm đến hình ảnh hay tin nhắn cá nhân của họ.
Hỗ trợ vận hành IT 24/7: IPSIP cung cấp đội ngũ chuyên gia hỗ trợ liên tục 24/7 (IT Support, NOC, SOC). Doanh nghiệp không cần phải tốn ngân sách xây dựng một phòng kỹ thuật cồng kềnh mà vẫn được hỗ trợ khắc phục lỗi máy tính, duy trì hệ thống mạng và giám sát an ninh mạng chuyên sâu 24/7.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Giải pháp quản lý thiết bị từ xa cho doanh nghiệp có theo dõi thông tin cá nhân không?

Không. Đối với các thiết bị cá nhân được dùng cho công việc (BYOD), các giải pháp tiêu chuẩn như Microsoft Intune của IPSIP áp dụng chính sách tách biệt dữ liệu. Hệ thống tuyệt đối không xâm phạm hay giám sát hình ảnh, dữ liệu cá nhân của người dùng.

Doanh nghiệp nhỏ có cần dùng giải pháp quản lý thiết bị từ xa không?

Rất cần thiết. Bất kỳ doanh nghiệp nào có nhân viên làm việc từ xa, hoặc có lưu trữ dữ liệu nội bộ trên laptop, điện thoại đều phải đối mặt với nguy cơ rò rỉ dữ liệu. Giải pháp này giúp các công ty nhỏ tự động hóa cài đặt máy móc và ngăn ngừa rủi ro với chi phí tiết kiệm.

Mất bao lâu để thiết lập hệ thống quản lý thiết bị từ xa?

Thời gian phụ thuộc vào quy mô nhân sự và số lượng thiết bị. Tuy nhiên, nếu sử dụng dịch vụ triển khai từ các đơn vị cung cấp chuyên nghiệp như IPSIP, doanh nghiệp sẽ được cấu hình sẵn các chính sách trên nền tảng đám mây, giúp hệ thống sẵn sàng vận hành chỉ trong thời gian rất ngắn.

--------

Nguồn tham khảo: