Dịch vụ IT Outsourcing chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
- Hung Pham
- 25 thg 3
- 10 phút đọc
Doanh nghiệp đang thiếu nhân sự IT, hệ thống thường xuyên gặp sự cố hoặc đội ngũ IT nội bộ không đủ nguồn lực để quản lý toàn bộ hạ tầng?
Dịch vụ IT Outsourcing của IPSIP Việt Nam giúp doanh nghiệp thuê ngoài một phần hoặc toàn bộ hoạt động công nghệ thông tin, từ hỗ trợ người dùng, quản trị máy chủ, mạng nội bộ đến giám sát hệ thống và bảo mật.
Thay vì mất nhiều thời gian tuyển dụng, đào tạo và duy trì một đội ngũ IT đầy đủ, doanh nghiệp có thể tiếp cận ngay đội ngũ kỹ thuật có chuyên môn, quy trình hỗ trợ rõ ràng và khả năng xử lý sự cố linh hoạt theo nhu cầu thực tế.
Liên hệ IPSIP để được khảo sát hiện trạng và tư vấn mô hình IT Outsourcing phù hợp với doanh nghiệp.
Dịch vụ IT Outsourcing của IPSIP gồm những gì?
IPSIP cung cấp dịch vụ IT Outsourcing theo nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp. Phạm vi hỗ trợ có thể bao gồm một hạng mục riêng lẻ hoặc toàn bộ hệ thống CNTT.
1. IT Helpdesk và hỗ trợ người dùng
Đội ngũ kỹ thuật tiếp nhận và xử lý các yêu cầu phát sinh trong quá trình làm việc hằng ngày, chẳng hạn:
Máy tính hoạt động chậm, treo hoặc không khởi động.
Không thể truy cập Internet hoặc mạng nội bộ.
Lỗi máy in, máy scan và thiết bị văn phòng.
Lỗi email, Microsoft Outlook hoặc Microsoft 365.
Cài đặt phần mềm và cấu hình thiết bị.
Cấp mới, thay đổi hoặc khóa tài khoản người dùng.
Hỗ trợ nhân sự mới nhận việc.
Xử lý sự cố trực tiếp hoặc từ xa.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm về dịch vụ IT Helpdesk và IT Support để lựa chọn hình thức hỗ trợ phù hợp.
2. Hỗ trợ IT onsite
Kỹ thuật viên có mặt trực tiếp tại văn phòng doanh nghiệp theo lịch cố định hoặc theo yêu cầu.
Hình thức onsite phù hợp với các công việc cần thao tác trực tiếp như:
Kiểm tra máy tính và thiết bị văn phòng.
Lắp đặt hoặc di chuyển vị trí làm việc.
Kiểm tra hệ thống mạng.
Xử lý lỗi phần cứng.
Hỗ trợ sự kiện, họp trực tuyến hoặc đào tạo nội bộ.
Kiểm kê và quản lý tài sản CNTT.
Tùy theo quy mô, doanh nghiệp có thể lựa chọn kỹ thuật viên onsite theo ngày, theo tuần hoặc theo số giờ hỗ trợ trong tháng.
3. Hỗ trợ IT từ xa
Với các sự cố phần mềm, tài khoản hoặc cấu hình hệ thống, kỹ thuật viên có thể kết nối từ xa để kiểm tra và xử lý nhanh chóng.
Hỗ trợ từ xa giúp:
Rút ngắn thời gian chờ.
Xử lý sự cố ngay khi phát sinh.
Giảm chi phí di chuyển.
Hỗ trợ người dùng tại nhiều chi nhánh.
Duy trì hoạt động liên tục cho nhân viên làm việc từ xa.
4. Quản trị hệ thống máy chủ
Dịch vụ IT Outsourcing có thể bao gồm quản trị máy chủ vật lý, máy chủ ảo và hệ thống lưu trữ dữ liệu.
Các công việc thường được thực hiện gồm:
Theo dõi tài nguyên CPU, RAM và ổ cứng.
Kiểm tra nhật ký hệ thống.
Quản lý tài khoản và phân quyền.
Cập nhật hệ điều hành.
Kiểm tra khả năng sao lưu dữ liệu.
Khắc phục sự cố máy chủ.
Lập kế hoạch nâng cấp khi tài nguyên không còn đáp ứng.
5. Quản trị hệ thống mạng
Hệ thống mạng không ổn định có thể làm gián đoạn công việc của toàn bộ doanh nghiệp.
IPSIP hỗ trợ kiểm tra và quản trị:
Router và firewall.
Switch mạng.
Hệ thống Wi-Fi.
Đường truyền Internet.
VPN kết nối từ xa.
Kết nối giữa các chi nhánh.
Phân quyền truy cập mạng.
Giám sát lưu lượng và thiết bị.
6. Microsoft 365 và email doanh nghiệp
Dịch vụ IT Outsourcing hỗ trợ doanh nghiệp vận hành các nền tảng Microsoft 365 như:
Exchange Online.
Microsoft Teams.
OneDrive.
SharePoint.
Microsoft Entra ID.
Tài khoản và bản quyền người dùng.
Chính sách bảo mật đăng nhập.
Xác thực đa yếu tố.
Quản lý thiết bị đầu cuối.
7. Sao lưu và phục hồi dữ liệu
Dữ liệu là một trong những tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện hệ thống sao lưu không hoạt động khi sự cố đã xảy ra.
IPSIP có thể hỗ trợ:
Đánh giá dữ liệu cần sao lưu.
Xây dựng lịch sao lưu.
Kiểm tra trạng thái sao lưu.
Cảnh báo khi sao lưu thất bại.
Thử nghiệm phục hồi dữ liệu.
Lưu trữ bản sao tại nhiều vị trí.
Xây dựng phương án phục hồi sau sự cố.
8. Giám sát và bảo mật hệ thống
Dịch vụ IT Outsourcing không chỉ xử lý sự cố sau khi phát sinh mà còn giúp doanh nghiệp chủ động phát hiện rủi ro.
Phạm vi giám sát có thể bao gồm:
Trạng thái máy chủ.
Dung lượng lưu trữ.
Thiết bị mạng.
Kết nối Internet.
Phần mềm bảo mật.
Bản vá hệ điều hành.
Tình trạng sao lưu.
Các dấu hiệu truy cập bất thường.
Với doanh nghiệp muốn thuê ngoài toàn bộ hoạt động vận hành CNTT, có thể tham khảo mô hình Managed IT Services.
Doanh nghiệp nào nên thuê dịch vụ IT Outsourcing?
Dịch vụ IT Outsourcing phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, đặc biệt trong các trường hợp dưới đây.
Doanh nghiệp chưa có nhân sự IT nội bộ
Các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường không cần tuyển riêng nhân sự cho từng mảng như hệ thống, mạng, bảo mật và hỗ trợ người dùng.
Thuê ngoài giúp doanh nghiệp sử dụng một đội ngũ có nhiều chuyên môn nhưng chỉ trả chi phí theo phạm vi dịch vụ thực tế.
Doanh nghiệp có IT nội bộ nhưng đang quá tải
IT Outsourcing không nhất thiết phải thay thế bộ phận IT hiện có.
Đội ngũ thuê ngoài có thể đảm nhận:
Hỗ trợ người dùng cấp độ cơ bản.
Kiểm tra hệ thống định kỳ.
Hỗ trợ ngoài giờ.
Quản trị một số nền tảng chuyên biệt.
Xử lý công việc tồn đọng.
Hỗ trợ trong giai đoạn triển khai dự án.
Nhờ đó, nhân sự IT nội bộ có thể tập trung vào các công việc chiến lược và dự án quan trọng hơn.
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh
Khi có nhiều văn phòng hoặc điểm kinh doanh, việc tuyển nhân sự IT riêng tại từng địa điểm có thể làm tăng đáng kể chi phí vận hành.
Dịch vụ IT Outsourcing giúp chuẩn hóa quy trình hỗ trợ và quản trị tập trung cho toàn bộ hệ thống.
Doanh nghiệp cần hỗ trợ ngoài giờ
Một số doanh nghiệp hoạt động theo ca, làm việc cuối tuần hoặc có hệ thống cần duy trì liên tục.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên lựa chọn gói hỗ trợ có thời gian phản hồi và phạm vi trực ngoài giờ rõ ràng.
Tham khảo thêm: Khi nào doanh nghiệp cần IT Support 24/7?
Doanh nghiệp đang mở rộng nhanh
Khi số lượng nhân viên, thiết bị và chi nhánh tăng nhanh, hệ thống CNTT có thể không còn đáp ứng tốt.
Đơn vị IT Outsourcing có thể hỗ trợ doanh nghiệp:
Chuẩn hóa cấu hình thiết bị.
Thiết lập tài khoản cho nhân sự mới.
Mở rộng mạng và máy chủ.
Quản lý tài sản CNTT.
Xây dựng quy trình bàn giao.
Kiểm soát quyền truy cập.
Lập kế hoạch nâng cấp hạ tầng.
5 lợi ích khi sử dụng dịch vụ IT Outsourcing
1. Tối ưu chi phí nhân sự IT
Để vận hành hệ thống CNTT đầy đủ, doanh nghiệp có thể cần nhân sự ở nhiều mảng khác nhau.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ khối lượng công việc để duy trì một đội ngũ chuyên trách.
IT Outsourcing giúp doanh nghiệp chuyển một phần chi phí cố định thành chi phí dịch vụ linh hoạt theo tháng hoặc theo phạm vi công việc.
Tiếp cận đội ngũ có nhiều chuyên môn
Một nhân sự IT nội bộ khó có thể chuyên sâu đồng thời về:
Helpdesk.
Mạng.
Máy chủ.
Microsoft 365.
Cloud.
Sao lưu.
Bảo mật.
Khi thuê ngoài, doanh nghiệp có thể tiếp cận nhiều kỹ sư theo từng nhóm chuyên môn mà không cần tuyển riêng từng vị trí.
2. Quy trình và thời gian phản hồi rõ ràng
Các yêu cầu hỗ trợ được tiếp nhận, phân loại, theo dõi và xử lý theo quy trình.
Doanh nghiệp có thể thống nhất trước các yếu tố như:
Kênh tiếp nhận yêu cầu.
Mức độ ưu tiên.
Thời gian phản hồi.
Thời gian xử lý dự kiến.
Quy trình chuyển cấp.
Báo cáo công việc định kỳ.
3. Giảm thời gian gián đoạn
Sự cố CNTT ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc.
Việc có sẵn đội ngũ kỹ thuật giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định nguyên nhân, khắc phục sự cố và hạn chế thời gian chờ đợi.
4. Chủ động phòng ngừa rủi ro
Một đơn vị IT Outsourcing chuyên nghiệp không chỉ xử lý lỗi khi có yêu cầu.
Hệ thống cần được kiểm tra và bảo trì định kỳ để phát hiện sớm các vấn đề như:
Ổ cứng sắp đầy.
Thiết bị mạng hoạt động không ổn định.
Bản sao lưu bị lỗi.
Máy tính chưa cập nhật.
Tài khoản tồn tại sau khi nhân sự nghỉ việc.
Phần mềm bảo mật hết hạn.
Thiết bị không còn được hỗ trợ.
5. Dễ dàng mở rộng dịch vụ
Doanh nghiệp có thể tăng hoặc giảm phạm vi hỗ trợ khi quy mô thay đổi.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể bắt đầu với IT Helpdesk, sau đó mở rộng sang quản trị máy chủ, hệ thống mạng, Microsoft 365 hoặc giám sát bảo mật.
Các mô hình IT Outsourcing phổ biến
Thuê ngoài toàn bộ hệ thống IT
Đơn vị cung cấp dịch vụ đảm nhận phần lớn hoạt động CNTT của doanh nghiệp.
Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp chưa có IT nội bộ hoặc muốn tập trung hoàn toàn vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Thuê ngoài một phần
Doanh nghiệp chỉ thuê ngoài một số hạng mục như:
IT Helpdesk.
Quản trị máy chủ.
Quản trị Microsoft 365.
Hỗ trợ onsite.
Hỗ trợ ngoài giờ.
Giám sát hệ thống.
Sao lưu dữ liệu.
Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp đã có IT nội bộ nhưng cần bổ sung nguồn lực hoặc chuyên môn.
Thuê kỹ thuật viên theo thời gian
Doanh nghiệp sử dụng kỹ thuật viên theo:
Số ngày mỗi tuần.
Số giờ mỗi tháng.
Lịch onsite cố định.
Nhu cầu phát sinh.
Thời gian triển khai dự án.
Managed IT Services
Managed IT Services là mô hình quản trị chủ động, trong đó đơn vị cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm theo dõi, bảo trì và cải thiện hệ thống theo thỏa thuận.
So với hình thức chỉ gọi kỹ thuật khi có sự cố, Managed IT Services tập trung nhiều hơn vào phòng ngừa, giám sát và chuẩn hóa vận hành.
Doanh nghiệp có thể xem thêm dịch vụ quản trị IT thuê ngoài cho SME.
Chi phí dịch vụ IT Outsourcing được tính như thế nào?
Không có một mức giá cố định phù hợp với mọi doanh nghiệp.
Chi phí phụ thuộc vào hiện trạng hệ thống và yêu cầu hỗ trợ thực tế.
Số lượng người dùng
Số lượng nhân viên càng lớn thì số yêu cầu hỗ trợ, tài khoản và thiết bị cần quản lý thường càng nhiều.
Số lượng thiết bị
Nhà cung cấp cần đánh giá số lượng:
Máy tính.
Máy chủ.
Switch.
Firewall.
Access Point.
Máy in.
Thiết bị lưu trữ.
Thiết bị tại các chi nhánh.
Phạm vi dịch vụ
Chi phí sẽ khác nhau giữa gói chỉ hỗ trợ người dùng và gói quản trị toàn bộ hệ thống.
Hình thức hỗ trợ
Các mô hình phổ biến gồm:
Hỗ trợ hoàn toàn từ xa.
Onsite định kỳ.
Onsite khi có yêu cầu.
Kết hợp onsite và remote.
Bố trí kỹ thuật viên thường trực.
Thời gian hỗ trợ
Gói hỗ trợ trong giờ hành chính thường có chi phí khác với gói trực ngoài giờ, cuối tuần hoặc 24/7.
Mức độ phức tạp của hệ thống
Doanh nghiệp có nhiều máy chủ, nhiều chi nhánh, hệ thống cloud hoặc yêu cầu bảo mật cao sẽ cần phạm vi quản trị lớn hơn.
Yêu cầu SLA
Thời gian phản hồi càng ngắn và mức cam kết càng cao thì nhà cung cấp càng cần bố trí nhiều nguồn lực.
Để có mức phí sát với nhu cầu thực tế, doanh nghiệp nên yêu cầu khảo sát hệ thống trước khi nhận báo giá.
Xem thêm: Báo giá dịch vụ IT cho doanh nghiệp
Quy trình triển khai dịch vụ IT Outsourcing tại IPSIP
Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu
IPSIP trao đổi với doanh nghiệp để xác định:
Quy mô nhân sự.
Số lượng thiết bị.
Các địa điểm cần hỗ trợ.
Hệ thống đang sử dụng.
Những vấn đề thường gặp.
Thời gian hỗ trợ mong muốn.
Các yêu cầu về bảo mật và báo cáo.
Bước 2: Khảo sát hiện trạng
Bước 3: Đề xuất giải pháp
Sau khảo sát, IPSIP đề xuất mô hình dịch vụ, phạm vi công việc, phương án nhân sự và mức SLA phù hợp.
Bước 4: Tiếp nhận và chuẩn hóa hệ thống
Đội ngũ kỹ thuật thu thập tài liệu, danh sách thiết bị, tài khoản quản trị và thông tin liên quan.
Các hạng mục có thể được chuẩn hóa gồm:
Danh sách tài sản CNTT.
Sơ đồ mạng.
Danh sách tài khoản.
Quy trình hỗ trợ.
Danh sách nhà cung cấp.
Chính sách sao lưu.
Tài liệu cấu hình.
Bước 5: Vận hành và hỗ trợ
IPSIP tiếp nhận yêu cầu qua các kênh đã thống nhất, đồng thời thực hiện các công việc quản trị định kỳ.
Bước 6: Báo cáo và cải tiến
Doanh nghiệp được cập nhật về:
Số lượng yêu cầu hỗ trợ.
Các sự cố nổi bật.
Tình trạng hệ thống.
Rủi ro cần xử lý.
Hạng mục cần nâng cấp.
Đề xuất cải thiện trong giai đoạn tiếp theo.
Vì sao nên lựa chọn dịch vụ IT Outsourcing của IPSIP?
Giải pháp được thiết kế theo nhu cầu thực tế
IPSIP không áp dụng một gói dịch vụ giống nhau cho mọi doanh nghiệp.
Phạm vi hỗ trợ được xây dựng dựa trên số lượng người dùng, hệ thống hiện tại, ngân sách và mức độ ưu tiên của từng doanh nghiệp.
Kết hợp hỗ trợ từ xa và onsite
Các lỗi có thể xử lý từ xa sẽ được tiếp nhận nhanh chóng. Khi cần thao tác trực tiếp, kỹ thuật viên có thể hỗ trợ tại văn phòng theo phạm vi đã thỏa thuận.
Hỗ trợ từ nhiều nhóm chuyên môn
Doanh nghiệp không phụ thuộc hoàn toàn vào một cá nhân duy nhất.
Các yêu cầu có thể được chuyển đến kỹ sư phù hợp với từng mảng như Helpdesk, mạng, máy chủ, Microsoft 365, sao lưu hoặc bảo mật.
Quy trình hỗ trợ minh bạch
Yêu cầu được ghi nhận và theo dõi nhằm hạn chế tình trạng bỏ sót, xử lý chậm hoặc không xác định được người phụ trách.
Đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình mở rộng
Ngoài xử lý sự cố, IPSIP có thể tư vấn cải thiện hạ tầng, chuẩn hóa vận hành và xây dựng kế hoạch nâng cấp theo từng giai đoạn.
Bình luận